Időbeosztás hatékonyan

Egy jól működő időbeosztás nélkül könnyen szétcsúszhatunk. Gyakran előfordul, hogy nem tudjuk megvalósítani a tervezett feladatainkat, mert nem jól mérjük fel a rendelkezésre álló időt, vagy elkezdünk halogatni és csak toljuk magunk előtt a kötelességeket, míg aztán olyan sürgetővé válnak, hogy elkezdünk pánikolni. Ismerősek ezek a helyzetek? Akkor ez a cikk neked szól.

Tervezzünk előre!

A jó időbeosztás és a hatékony munkavégzés első lépése a tervezésben rejlik. Érdemes vasárnap délután leülni, és megtervezni a következő hetet. Ekkor szembesülünk vele, hogy milyen feladatok, kihívások, események várnak ránk a következő napokban, s mentálisan is felkészülhetünk rájuk. Fontos, hogy amikor hetet tervezünk, először a fix eseményeket, feladatokat rögzítsük (tehát pl. a munkaidőnket, az elvégzendő feladatokat). Érdemes egy olyan táblázatban, naptárban számon tartani ezeket, ahol láthatjuk a konkrét időtartamot is. Jó esetben a kötelező feladatok mellett maradnak még szabad óráink, ahova egyéb projekteket tervezhetünk be, de minden esetben mérjük fel, hogy egy-egy feladat mennyi időt igényel. A legtöbb elcsúszás abból adódik, hogy nem reálisan mérjük fel a szükséges időt, így a feladat félbemarad, vagy éppen neki sem állunk, mert túl ijesztő a mennyisége. Arra is fontos odafigyelni, hogy a produktivitásunknak hol van a határa

A napunk csupán 60 %-át érdemes megtervezni, mert 20 % elmegy a töltelék-feladatokkal (telefonok, e-mail, főnök, kollégák), míg 20 %-ot érdemes fent hagyni az egyáltalán nem tervezhető dolgokra.

Vannak például a pacsirta típusú emberek, akik korán reggel nagyon hatékonyak tudnak lenni, így nekik érdemes lehet még munka előtt beiktatni néhány produktív órát nyelvtanulásra/edzésre stb. A bagoly típusú emberek este tudják megélni ezeket a plusz hatékony órákat, melyeket ügyesen kihasználva az elvégzendő feladatokra fordíthatnak.

Rengeteg energiát és időt spórolhatunk meg az előre tervezéssel, hiszen reggel nem úgy kelünk fel, hogy még azt sem tudjuk mi vár ránk, hanem már mentálisan felkészülten vághatunk bele a napi feladatainkba.

Használjunk naptárat és/vagy egy jó alkalmazást/rendszert

Mindenki telefonjában megtalálható a naptár alkalmazás – valószínűleg használjátok is. Nagy előnye, hogy emlékeztetőket lehet hozzárendelni, illetve az idősávokat is be lehet állítani. Emellett azonban jó, ha van egy olyan rendszerünk, amibe az olyan feladatokat tudjuk rögzíteni, melyeknek nincsen konkrét határideje, vagy nem akarjuk velük átláthatatlanná tenni a naptárunkat. Mi az előnye egy ilyen rendszernek? Amikor eszünkbe jut egy feladat, azonnal fel tudjuk írni: vagy a naptárunkba, vagy a listák egyikébe, így máris megszabadulunk attól a feszültségtől, amit az kelt, hogy végiggondoljuk: mikor fogom tudni ezt megcsinálni és mi van, ha elfelejtem?! Tehermentesíthetjük az agyat, s innentől az okostelefonunk emlékeztetőjére hárul a feladat, hogy a megfelelő időben jelezzen nekünk, hogy ideje elvégezni az adott tevékenységet. 

Priorizáljunk!

A mai világunkban a feladatok, az ingerek folyamatosan érik az embereket, így tulajdonképpen kevésszer van olyan, hogy nincs semmi dolgunk – a feladatokat csak abbahagyni lehet. Na de nem mindegy, hogy hol hagyjuk abba. A nap végi elégedetlenség gyakran abból fakad, hogy pont azokra a dolgokra nem marad időnk, amikre szerettük volna, vagy amik a legfontosabbak lettek volna. Ezt a hibát úgy kerülhetjük el, ha a napi feladatainkat priorizáljuk. Nagyon fontos megjegyezni, hogy ne a feladatokhoz rendeljünk időt, hanem a rendelkezésre álló időnket rendeljük az elvégzendő teendőkhöz. Válasszuk ki a legfontosabb öt feladatot, s rendezzük sorrendbe őket a határidő-fontosság mentén. Ezután szigorúan kell követnünk ezt a sorrendet, elvégezve először a legfontosabb feladatot, majd a második legfontosabbat és így tovább.

Pareto-elv: a tevékenységeink 20 %-a hozza meg az eredményeink 80 %-át, így érdemes tudatában lenni annak, hogy mi az a 20 %.

Az ABC-módszer

A-feladatok: Ezek a feladatok, amelyeket el kell végezni. Ezeket a feladatokat csak az illető személy egyedül vagy csoportosan végezheti el felelősségteljesen (ezek nem ruházhatók át másra), és a munka végrehajtásának a szempontjából nagyon nagy jelentőségűek.

B-feladatok:  Bár ezek is fontos feladatok, de ezek másra átruházhatók, sőt néha át is kell őket másra ruházni.

C-feladatokEgy funkció betöltése szempontjából ezeknek van a legcsekélyebb jelentőségük, de a munka sokaságát illetően mégis nagy hányadot tesznek ki (rutinmunkák, papír holmik, olvasás, telefonálás, akták, levelezés és más irányítási munkák). Ezeknek az elintézéséhez lenne idő, de ezekből a C-feladatokból a még fennálló határidő alapján (időkényszer) A-feladatok lehetnek.

Az ABC-prioritás meghatározás természetesen nem azt jelenti, hogy csak az A-feladatokat kell elvégezni, és a C-feladatokról teljesen le kell mondani, hanem azt, hogy mindezeket a tevékenységeket a prioritás meghatározása segítségével egy megfelelő mértékű viszonyítással, helyes rangsorolással és munkasorrenddel napi elvégzendő tevékenységgé kell tenni.

Ahhoz, hogy sikeresen dolgozzunk, az alábbi alapelvet célszerű betartani:

–    Egyértelmű és elérhető célt tűzzünk ki magunk elé, és arra törekedjünk. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy mindig adódnak olyan dolgok, amelyek nekünk egy adott pillanatban fontosnak tűnnek. Ebben az esetben mindenkinek meg kell vizsgálnia, hogy nem lenne-e hasznosabb, ha a kitűzött célra törekednénk.

„Edd meg hamar a békát!” elv

Ennek az elvnek az a lényege, hogy a nap elején végezzük el azokat a feladatokat, melyek a legnehezebbnek bizonyulnak (hiszen ekkor még megvan rá az energiánk), vagy amihez a legkevesebb kedvünk van. Ha ezen túl vagyunk, akkor megszűnik a feszültség és nyugodtabban dolgozhatunk tovább.

Bontsuk a feladatokat kisebb egységekre!

Gyakran a feladatok ijesztőek, hosszúak. Az épület is téglákból épül fel –  minden egyes feladat felbontható kisebb, kezelhetőbb, kevésbé ijesztő részekre. Törekedjünk arra, hogy minden nagyobb feladatot osszunk fel kisebb egységekre, így könnyebben rávesszük magunkat az elvégzésükre. Minden nap iktassunk be a cél eléréséig egy lépést, mely elvégezhető, és így előbb-utóbb elérjük a vágyott célt.

Pomodoro módszer

A módszer lényege, hogy 25 percen keresztül csak arra fókuszálunk, amit csinálnunk kell, majd tartunk 5 perc szünetet. Ez módosítható 40 perc munkára – 10 perc szünetre is. Természetesen a munkahelyi feladatoknál, különösen pl. ügyfélszolgálaton, vagy ha emberekkel foglalkozunk nem mindig alkalmazható a módszer, de rugalmasan alakítható: a lényeg az, hogy tűzzünk ki egy időtartamot, amikor semmi mással nem foglalkozunk, csak a munkánkkal. A módszer alapja, hogy az agyunk elfárad olykor, és utána nem képes olyan minőségben koncentrálni, mint a feladat elején. Ezekkel a rövid szünetekkel azonban – amit érdemes egy rövid sétával vagy evéssel/ivással tölteni – regenerálódhatunk, és utána szintén egy magasabb minőségben kezdhetünk el dolgozni.

Eisenhower: döntési mátrix

Eisenhower a különböző feladatokat 4 csoportba sorolja: sürgős és fontos; nem sürgős, de fontos; sürgős, de nem fontos és nem fontos, és nem is sürgős. A sürgős és fontos kategóriába tartoznak azok a feladatok, melyek előbbre visznek minket céljainkban és minél előbb meg kell csinálnunk őket, hogy megvalósuljon a hatásuk. A nem sürgős, de fontos kategóriába azok a feladatok tartoznak, melyek céljaink szempontjából szintén fontosak, azonban a határidő még odébb van. Ahogy a hatéridő közeledik, ezek a feladatok átkerülnek a fontos és sürgős csoportba. A sürgős, de nem fontos feladatok közé tartozhat olyan tevékenység, melynek a határideje közeleg, azonban a céljaink szempontjából közvetlenül kevésbé fontos, pl. egy baráti találkozó, melyen a közelgő legénybúcsút szervezzük meg egyik barátunk számára. Nem is sürgős és nem is fontos feladatok azok, melyek nem visznek minket előre céljaink megvalósításában, és nem is rendelkeznek határidővel. Ide tartozhatnak időpazarló tevékenységek, de ugyanakkor a kellemes időtöltések is, pl. a tévézés.

Csökkentsük az online jelenlétet!

Az online jelenlétnek azon részére vonatkozik ez leginkább, amely haszontalan, céltalan (pl. Facebook, Instagram pörgetése unalomból). Természetesen időnként kell egy kis üresjárat, amikor semmi különöset nem csinálunk – nem lehet minden percet hatékonyan eltölteni, és nem is kell. Azonban érdemes megfigyelni, hogy naponta mennyi időt töltünk el a közösségi oldalakon: legtöbbünk több órát. Az új IOS szoftverbe be van építve a képernyő figyelés, azaz csekkolhatjuk, hogy mennyi időt töltünk a telefonunkkal, bizonyos alkalmazásokban, mennyiszer emeljük fel naponta a telefonunkat. Sokkoló az eredmény, de motiváló arra nézve, hogy még ennél is tudunk hatékonyabbak lenni, ha akarunk és tudatosan csökkentjük az online eltöltött időt.

Merjünk dönteni!

…és nemet mondani! Sokan azért csúsznak szét a feladataikkal, mert nem tudják megszabni a határokat saját maguk számára, hogy mi az, amit még be tudnak vállalni, és mi az, amit már a produktív órákon felül fáradtan végeznek csak azért, mert megígérték. Mindenki képes arra, hogy nemet mondjon és döntsön a saját életével kapcsolatban, de merjük is megtenni ezt! Mindenki számára az jelenti a boldogságot, ha olyan életet élünk, amilyet szeretnénk.

Időnként gondoljuk újra a céljainkat!

A jó időbeosztást tiszta célokra lehet építeni, s ahogy telik az idő, a céljaink változhatnak. Legyen egy „nullázási pontunk”, amikor átgondoljuk, hogy merre is haladunk, s azokra a dolgokra szánjuk-e arányosan a legtöbb időt, amik a céljaink irányába vezetnek minket.

Adjunk magunknak visszajelzéseket!

A célok elérése akkor fog minket boldoggá tenni, ha visszajelzéseket kapunk arról, hogy jó irányba haladunk. Ezeket a visszajelzéseket megkaphatjuk a környezetünktől is, de mi magunk is összegezhetjük, hogy miben haladtunk mostanában, milyen eredményeket értünk el.

Hagyjunk időt a feltöltődésre!

A taxisok azokon a napokon, amikor esik az eső, kb. feleannyi idő alatt megkeresik a napi pénzüket, mint általában. Ilyenkor dönthetnek úgy, hogy ez egy különösen jó nap lesz, amikor többet érhetnek el, mint máskor, de úgy is, hogy hazamennek hamarabb és a maradék időt pihenésre, feltöltődésre szánják. Fontos beiktatni a naptárunkba a pihenést is, s ugyanolyan komolyan venni, mint a feladatokat, hiszen a kikapcsolódás által töltődünk fel, gyűjtünk energiát a jövő feladataihoz.

 

Képek forrása:

pexels.com

luxafor.com

 

Ajánlott cikkjeink:

Sisu, a finn életérzés

Gyakorlati módszerek a stresszel való megküzdésben